Time management

Heb je altijd haast en is het werk voor je gevoel nooit af? Dan is dat erg slecht voor je gemoedsrust, je productiviteit én je gezondheid. Het kán anders. Wie weet wat hij wil bereiken maakt plannen doelbewust en houdt tijd over; effectief time management noemen we dat.

Time management

Time management refereert aan het proces van plannen. Het kan ook slaan op het verrichten van handelingen. Hierbij ben je bewust bezig en creëer je controle over de hoeveelheid tijd die je besteedt aan activiteiten; je probeert hiermee effectiviteit en efficiëntie te bevorderen.

What Stephen R. Covey

About Time Management

Er zijn veel theorieën over time management, echter wij richten ons op de meest praktische methode. We onderscheiden twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen: Urgentie en Belangrijkheid. Daarmee ontstaat vanzelfsprekend ook: Niet urgent en Niet belangrijk.

Dit is naar het model van Steven Covey, auteur van “7 eigenschappen van effectief leiderschap”

Kwadrant 1: gaat over zaken die belangrijk én urgent zijn. Bijvoorbeeld crises, problemen met een deadline, belangrijke verzoeken van collega's. Dit kwadrant is soms onvermijdelijk, maar zorg dat je er niet teveel tijd in doorbrengt.

Kwadrant 2: gaat over zaken die belangrijk en niet urgent zijn. Bijvoorbeeld voorbereidingen voor belangrijke activiteiten, nieuwe kansen onderzoeken, het maken van planningen en het onderhouden van relaties. Hier breng je een groot deel van je tijd door, als het goed is?

Kwadrant 3: gaat over zaken die niet belangrijk, maar wel urgent zijn. Bijvoorbeeld omstandigheden die je dagelijkse planning onderbreken, maar geen zinnige resultaten opleveren. Dit kwadrant is bedrieglijk. Omdat het om urgente zaken gaat, hebben we de neiging om er veel tijd in te stoppen. We moeten echter altijd kritisch kijken of het ook om écht belangrijke zaken gaat.

Kwadrant 4: gaat over die zaken die én niet belangrijk én niet urgent zijn. Het praten over irrelevante zaken, sommige telefoontjes of post, automatische handelingen; zaken waar je jezelf vaak weinig van herinnert. Binnen dit kwadrant is meestal de grootste tijdsbesparing te realiseren.

Wat je moet weten

Ken en bepaal je doel, waar ga je heen? Stel bij meerdere doelen je prioriteiten; welke zaken zijn het meest belangrijk? Deze activiteiten behoren bij het kwadrant 2-activiteiten; niet urgent maar wel belangrijk.

Wanneer de doelen en prioriteiten bekend zijn gaan we onze tijd indelen:

1. Kwadrant 2 Plan activiteiten doel 1 / doel 2 / doel 3 enz..

2. Kwadrant 1 Niet te plannen, maar probeer het te beperken

3. Kwadrant 3 Probeer het te beperken

4. Kwadrant 4 Vermijden

Een aardige metafoor

Als je een glazen pot neemt en die vult met een paar grote stenen, dan lijkt de pot vol. Pak je echter een hand vol grind en je giet dat erbij, dan blijkt dat er nog aardig wat ruimte over is. Pak je daarna een handjevol zand en je giet dat erbij, dan blijkt dat dit er ook nog wel bij past. Giet je er ten slotte wat water bij, dan lukt dat ook nog wel. Zou je echter andersom zijn begonnen, eerst het water, dan het zand en dan het grind, dan zouden de stenen er nooit meer in hebben gepast.

De grote stenen staan symbool voor de kwadrant 2-activiteiten. Die dingen die belangrijk zijn en niet urgent. Die moet je dus eerst plannen, en pas daarna kun je de rest gaan invullen.